Como Usar o WhatsApp Business Para Atendimento ao Cliente

O WhatsApp Business tem se tornado uma ferramenta essencial para pequenas e médias empresas que desejam se comunicar de forma mais eficiente com seus clientes. Ele oferece recursos específicos voltados para negócios, tornando-se uma plataforma poderosa.

Se você está começando com o WhatsApp Business, é importante saber que ele vai além de um simples aplicativo de mensagens. Ele foi projetado para facilitar a comunicação entre empresas e clientes, proporcionando funcionalidades únicas para otimizar seu atendimento.

Com este guia completo, você vai entender como baixar, configurar e usar o WhatsApp Business em diferentes dispositivos, além de conhecer as ferramentas e funcionalidades que fazem deste app uma solução eficiente para empresas. Vamos começar?

O que é o WhatsApp Business?

O WhatsApp Business é uma versão do popular aplicativo de mensagens, especialmente criada para empresas. Ele permite que pequenas e médias empresas se conectem com seus clientes de maneira rápida e eficiente, oferecendo uma série de recursos focados no atendimento ao cliente. Com ele, é possível criar perfis de negócios, enviar respostas automáticas, organizar contatos e muito mais.

Além de ser gratuito, o WhatsApp Business também possui uma interface muito semelhante à versão tradicional do WhatsApp, facilitando sua utilização. No entanto, a grande diferença está nas funcionalidades extras que são voltadas para o mundo dos negócios, permitindo uma melhor gestão da comunicação com os clientes.

Baixar e configurar o app WhatsApp Business

Baixar e configurar o WhatsApp Business é um processo simples. O aplicativo está disponível gratuitamente na Google Play Store e na App Store. Siga os passos abaixo para iniciar:

Acesse a loja de aplicativos do seu dispositivo (Google Play Store para Android ou App Store para iPhone).
Busque por “WhatsApp Business” e clique em instalar.
Após a instalação, abra o app e siga as instruções para configurar sua conta.
Insira o número de telefone que deseja utilizar para o seu negócio. Lembre-se de que não é possível usar o mesmo número para contas pessoais e de negócios.
Preencha o perfil da sua empresa, incluindo nome, endereço, descrição e horário de funcionamento.

Vantagens do WhatsApp Business

O WhatsApp Business se tornou uma ferramenta fundamental para empresas que desejam melhorar a comunicação com seus clientes de maneira rápida, prática e eficiente. Ao oferecer funcionalidades que vão além do WhatsApp comum, essa versão voltada para negócios ajuda a otimizar processos, fortalecer relacionamentos com o público e gerar novas oportunidades de venda. A seguir, exploramos algumas das principais vantagens que fazem do WhatsApp Business uma escolha estratégica para empresas de todos os tamanhos.

Automatização de Mensagens

Uma das principais vantagens do WhatsApp Business é a possibilidade de automatizar mensagens, o que permite que as empresas forneçam respostas rápidas, mesmo fora do horário de atendimento. Com isso, é possível manter uma interação ativa com os clientes em tempo integral, gerando maior satisfação.

Mensagens de Saudação

As mensagens de saudação são enviadas automaticamente para quem entra em contato com você pela primeira vez ou após 14 dias de inatividade.

Passo a Passo:

Abra o WhatsApp Business .
Clique no menu de três pontos no canto superior direito e selecione Configurações .
Toque em Ferramentas comerciais .
Selecione Mensagem de saudação .
Ative a opção Enviar mensagem de saudação .
Toque em Mensagem de saudação para editar a mensagem padrão e digite a mensagem que deseja enviar automaticamente.
Em Enviar mensagem para , selecione quem receberá a saudação: “Todos”, “Todos exceto meus contatos”, “Apenas meus contatos”, ou “Apenas específicos contatos”.
Clique em Salvar .

Exemplos de Mensagem de Saudação

Exemplo 1:

Olá! Bem-vindo(a) à [Nome da Empresa]. Estamos felizes em receber sua mensagem. Como podemos ajudar você hoje?

Exemplo 2:

Ei! Obrigado por entrar em contato com a [Nome da Empresa]. Nossa equipe está pronta para atender suas necessidades. Fique à vontade para nos enviar sua dúvida ou pedido.

Exemplo 3:

Seja bem-vindo(a) à [Nome da Empresa]! Estamos aqui para ajudá-lo(a). O que você precisa?

Mensagens de Ausência

Essas mensagens são enviadas automaticamente quando você está ausente ou fora do horário comercial definido.

Passo a Passo:

Abra o WhatsApp Business .
Clique no menu de três pontos no canto superior direito e selecione Configurações .
Toque em Ferramentas comerciais .
Selecione Mensagem de ausência .
Ative a opção Enviar mensagem de ausência .
Toque em Mensagem de ausência para editar a mensagem padrão e personalizar sua mensagem de ausência.
Em Enviar mensagem , defina quando as mensagens de ausência devem ser enviadas:
- Sempre enviar : Envia uma mensagem ou tempo todo.
- Horário personalizado : Definir horários específicos de ausência.
- Fora do horário comercial : Envia uma mensagem para o horário de atendimento definido.
Em Enviar mensagem para , escolha para quem a mensagem será enviada.
Clique em Salvar .

Exemplos de Mensagem de Ausência

Exemplo 1:

Obrigado por sua mensagem! No momento, estamos fora do horário de atendimento. Voltaremos em breve e responderemos o mais rápido possível. Nossos horários de atendimento são de segunda a sexta, das 9h às 18h.

Exemplo 2:

Ei! No momento, estamos fora, mas agradecemos seu contato. Entraremos em contato assim que retornarmos. Nosso horário de atendimento é das 8h às 17h.

Exemplo 3:

No momento, estamos ausentes. Por favor, deixe sua mensagem e retornaremos assim que possível. Para emergências, envie um e-mail para [email].

Respostas Rápidas

As respostas rápidas são atalhos para mensagens frequentes que você pode enviar com comandos simples.

Passo a Passo:

Abra o WhatsApp Business .
Clique no menu de três pontos no canto superior direito e selecione Configurações .
Toque em Ferramentas comerciais .
Selecione Respostas rápidas .
Toque em Adicionar nova resposta rápida (ícone de “+” no canto superior).
Na seção Mensagem , escreva a mensagem que você deseja salvar.
Na seção Atalho , insira o comando que será usado para acionar essa resposta rápida (por exemplo: “/horário” para enviar informações sobre horários de atendimento).
Adicione palavras-chave relacionadas para ajudar a encontrar uma resposta rapidamente, se necessário.
Clique em Salvar .

Exemplos de Respostas Rápidas

Exemplo 1:

Atalho : /horário
Mensagem : Nossos horários de atendimento são de segunda a sexta, das 9h às 18h, e aos sábados das 9h às 12h. Qualquer dúvida, estamos à disposição!

Exemplo 2:

Atalho : /pagamento
Mensagem : Aceitamos pagamentos via transferência bancária, cartão de crédito e Pix. Para mais detalhes, por favor, entre em contato com nossa equipe financeira.

Exemplo 3:

Atalho : /entrega
Mensagem : Realizamos entregas de segunda a sexta, das 9h às 18h. O prazo de entrega é de até 3 dias úteis para regiões metropolitanas e até 7 dias para demais localidades.

Com essas etapas, você pode criar e gerenciar mensagens automáticas no WhatsApp Business de forma eficaz.

Perfil Comercial Personalizado

O WhatsApp Business permite que as empresas criem um perfil comercial completo, fornecendo aos clientes todas as informações essenciais sobre o negócio. Esse perfil funciona como um cartão de visita digital, onde é possível incluir:

Nome da empresa
Descrição do negócio
Endereço físico
Horário de funcionamento
Site e links relevantes

Essas informações ajudam a profissionalizar a comunicação e garantem que os clientes tenham acesso rápido e fácil aos detalhes mais importantes sobre sua empresa.

Catálogo de Produtos e Serviços

Outra vantagem significativa do WhatsApp Business é a possibilidade de criar um catálogo de produtos ou serviços diretamente no aplicativo. Com essa função, os clientes podem visualizar os itens oferecidos pela empresa sem sair da conversa, o que agiliza o processo de compra.

Exibição de produtos: É possível adicionar fotos, descrições e preços aos itens do catálogo, facilitando a escolha dos clientes.
Compartilhamento fácil: Os produtos do catálogo podem ser compartilhados rapidamente nas conversas, permitindo que o cliente tenha acesso direto à informação que procura.

Integração com WhatsApp Web

Outra vantagem do WhatsApp Business é a possibilidade de utilizá-lo no computador, através do WhatsApp Web. Isso permite que empresas e seus colaboradores possam gerenciar as conversas de forma mais prática, utilizando o teclado e a tela maior do PC, além de poderem responder múltiplas conversas de maneira simultânea.

Gerenciamento eficiente: Ao acessar o WhatsApp Business no PC, você pode agilizar o atendimento ao cliente, especialmente se houver necessidade de digitar respostas longas ou detalhadas.
Multitarefas: A integração facilita o uso da ferramenta em paralelo com outros sistemas e aplicativos que o negócio utiliza, otimizando o fluxo de trabalho.

Economia de Tempo e Custo

O uso do WhatsApp Business pode reduzir significativamente o tempo gasto com atendimento ao cliente, graças à automação de mensagens e à organização das conversas. Além disso, por ser uma ferramenta gratuita, empresas de todos os portes podem adotá-la sem ter que investir em plataformas caras de comunicação.

Agilidade no atendimento: Com a automação, respostas rápidas e etiquetas de organização, você diminui o tempo de resposta e oferece um atendimento mais eficiente.
Custo zero: Ao contrário de outras plataformas de atendimento ao cliente, o WhatsApp Business não cobra por suas funcionalidades principais, permitindo uma comunicação eficaz sem custos adicionais.

Conclusão

O WhatsApp Business é uma ferramenta indispensável para empresas que desejam se conectar de forma eficiente com seus clientes. Ao implementar as estratégias e ferramentas oferecidas pela plataforma, você melhora o atendimento, organiza melhor suas interações e aumenta a confiança do público no seu negócio. Mais do que uma simples ferramenta de comunicação, o WhatsApp Business se tornou um diferencial competitivo para quem sabe utilizá-lo da forma certa.

Conhece mais sobre WhatsApp Web

Site Oficial do WhatsApp Business